Cómo ser más productivo en el trabajo de forma fácil y sencilla

Ser productivo en el trabajo es un arte: Hay que saber organizarse y planificar bien el tiempo y las tareas antes, durante y después de tu jornada laboral.

Siempre nos pasa lo mismo. No importa la cantidad de trabajo que tengamos o los proyectos que llevemos encima: en algún momento, todos nosotros tenemos la sensación de que:

  • No estamos organizados y el trabajo se nos escapa de las manos.
  • Estamos yendo a salto de mata y no cumplimos con nuestro propio planning.
  • Llevamos 8, 10, 12 horas trabajando y aún nos quedan montañas de trabajo por hacer.
  • Las tareas se nos agolpan y lo que iba a ser una hora ha acabado siendo media mañana, y todavía quedan más tareas por hacer y no vamos a llegar…

¿Os suena todo esto verdad? Tranquil@, ésta es una situación más vieja que Matusalem y el gran rompecabezas del mundo empresarial: ¿Cómo ser productivos y emplear al máximo las horas de la jornada laboral?

estrés y falta de organización y productividad en el trabajo del post de DespegUP
Caos, falta de planificación y de organización ¿ Te suena?

Si esperábais que resolvieramos este quilombo, lo sentimos. Hay preguntas que no tienen respuesta (O al menos, una respuesta clara): Hay vida más allá de la Tierra, quién mató a Kennedy…Y ésta es una de ellas.


Lo que sí que vamos a hacer es aportaros algunos consejos y trucos de productividad personal antes, durante, y después del trabajo que os ayudarán a afrontar mejor las tareas diarias de vuestro puesto y a organizaros mejor.

Consejos de productividad personal: Antes del trabajo

¿Crees que Aníbal salió con sus miles de hombres y elefantes  a cruzar los Pirineos sin tener en orden su cuartel general en la península Ibérica? Ya te digo yo que no. Y no, no somos Aníbal, pero eso no implica que antes de ir al trabajo no puedas tener en orden tu vida: Ten disciplina y adquiere pequeños hábitos como ducharte por las mañanas, desayunar algo más que ese triste café solo, dejar tu cocina y habitación razonablemente ordenada, vestirte si trabajas en casa y no ir en pijama…Y por supuesto, no te olvides de hacer la cama.

Hacer la cama es un gran hábito de productividad personal
Hacer la cama es un pequeño gran hábito de productividad personal

Hacemos hincapié en esta pequeña tarea doméstica porque es tan sencilla que realizarla, marca la diferencia: Son apenas 5 minutos de estirar sábanas y poner edredones. Pero te garantizamos que al acabarla, va a generar en ti una sensación de orden y control en tu vida que te va a aportar sin que lo sepas un chute de energía para cuando llegues al trabajo. Imaginad lo importante que es hacerse la cama que hay hasta libros que hablan del asunto y que se estudian en las principales escuelas de negocio

Consejos de productividad personal: En el trabajo

Y una vez que llegas al trabajo, ya sea a tu oficina o al cuarto que habilitaste en tu vivienda llega la terrible pregunta: ¿Qué hacer y por dónde comenzar?

Organiza tu tiempo para ser más productivo

Empieza por el horario: Ponte un horario definido de las horas que consideres que necesites para desempeñar tu trabajo: de 08 a 17 h, de 09 a 18 h…Lo importante es que lo definas bien y lo cumplas. No te haces un gran favor si en lugar de 8 horas trabajando estás 14. En primer lugar, demuestras que tienes una planificación nefasta y en segundo, cuando acabes estarás tan fundid@ que no tendrás ganas de disfrutar lo que queda del día.

Hazte el favor y olvídate de que trabajas más para dar mejor servicio a tus clientes: Si por norma haces más horas de lo que tendrías que hacer, algo falla. 

Organizar bien el tiempo es clave para la productividad personal
El tiempo es lo único que se pierde y no se recupera…Gestiónalo bien

Y no te justifiques diciendo que «solo»es un pico de trabajo que sufres desde hace 6 meses: Si tienes que trabajar más porque no te organizaste bien y llegas fuera de plazo, madruga más y suma horas por la mañana, que biológicamente es cuando más energía tenemos.

Recuerda que si tienes que hacer trabajo extra, que sea para un proyecto tuyo, nunca para el de un cliente.

Planifica tus tareas para aumentar tu productividad

Una vez organizado tu horario, te recomendamos que antes de empezar  cualquier actividad, establezcas un calendario de las tareas que tienes que hacer a lo largo de la semana.  Un buen sistema es dividir tu horario de trabajo diario de 8 horas en dos bloques de 4 horas. Es decir, 4 horas de mañana y 4 de tarde. Y en cada uno de estos bloques, dedicarte únicamente a una tarea y todas las subtareas que conllevan.

 Olvídate de planificar por horas, por ejemplo: “De 10 a 11, mandar mails” “De 11 a 12, escribir en redes sociales”. No solo te pones a ti mism@ muchas tareas que te cargan de presión por cumplirlas, sino que encima  es probable que no las cumplas o te den las 11’30 y solo hayas mandado un mail. 

La planificación de tareas es clave para mejorar la productividad
Planifica tus tareas de forma realista para que puedas cumplirlas

Nuestra recomendación es que emplees 4 horas  por la mañana en enviar los mails que tienes que enviar, y las otras 4 horas de la tarde te dediques a programar las redes sociales de toda la semana. Y así dos tareas de tu agenda finiquitadas.

Este calendario diario tiene que ser obligatorio, y a poder ser, créalo siempre el viernes a última hora: Los lunes son demasiado valiosos para perder el tiempo planificando cualquier actividad. Y es primordial que con las pilas recargadas del fin de semana, te pongas a ejecutar cuanto antes las tareas semanales olvidándote de una preparación que ya tendrás hecha.

También te ayudará mucho ponerte a principio de semana (preferiblemente por las mañanas) las labores más complicadas o las que personalmente más te cuesten. Pues como en la vida misma, las cosas difíciles y que cuestan, cuánto antes te las quites de encima, mejor

Cuando llegues al viernes reventad@ de trabajar, verás con satisfacción que lo más gordo ya te lo quitaste de encima el miércoles, y que solo te quedan labores sencillas con las que además, disfrutas.

Apóyate en la tecnología y los software de trabajo

¿Qué herramientas te pueden ayudar a planificar tu tiempo y tu actividad? Piensa a otro nivel y olvídate de la agenda 2020 que te regalaron por Navidades, el archivo de Word o Excel que creaste hace meses, tu bloc de notas y los molestos post-its que tienes (in)estratégicamente distribuidos en tu escritorio o tu ordenador.

Nuestra propuesta es que emplees la múltiples herramientas online que existen y comiences a hacer un uso estratégico del tiempo y tus recursos:

  • Google Calendar para agendar reuniones que se sincronizarán con tu smartphone…Y que te puede servir  incluso para organizar tus actividades diarias.
  • Trello o Asana para planificar todas las labores que tienes que hacer y ejecutarlas de forma sencilla e intuitiva utilizando el método Kanban. Además, es una herramienta excelente para el trabajo en equipo y en remoto.
  • Toggle, para saber cuántas horas le dedicas a cada tarea, o para rentabilizar tu tiempo: Si trabajas por horas como freelance, por ejemplo, sabrás cuanto tiempo te ha llevado un proyecto, si ha resultado rentable y a cuánto deberías cobrar la hora en proyectos futuros.
  • HubSpot o Zoho para gestionar tus leads y tus clientes y saber en qué estado se encuentran  tus presupuestos, reuniones y negociaciones. Te sirven también para apuntar notas e impresiones de tus visitas y meetings. Esto último algo imprescindible para conocer bien a tus leads y clientes.
El método Kanban es excelente para trabajar con efectividad
Organizar tus tareas de trabajo utilizando el sistema kanban es excelente… Y Trello o Asana son el software ideal para trabajar bajo este sistema

Y por último también es imprescindible que tengas un control exhaustivo de ingresos y gastos y sepas cuanto entra, pero sobre todo, cuanto sale. La mayor parte de los fracasos de empresas y emprendedores son culpa de malas contabilidades que luego llevan a números rojos. Ten la buena costumbre de anotar cualquier ingreso o gasto, y que no te duela invertir tiempo en ello.

Te puede ayudar en esta tarea Holded un gestor de facturación y contabilidad online donde registrar todas las entradas y las salidas. Y si no te quieres complicar la vida, siempre te quedará una tabla de Excel. Al fin y al cabo, el tiempo es oro.

Consejos de productividad personal: Después del trabajo

Una vez has completado tu jornada laboral con tu horario definido y todas las tareas diarias hechas apoyadas por tu magnífica planificación y las herramientas que te ayudan ¿Qué hacer?

 ¡Pues sal del trabajo y disfruta! Vete a dar un paseo si lo tuyo no es el deporte ( Está comprobado que  caminar 30 minutos al día elimina el estrés), ve al gimnasio o a tocar con tu grupo de música. Lee, juega a la videoconsola, mira series o películas, queda con amigos o tu pareja…¡ Disfruta! Que muchas veces nos olvidamos que tenemos más vida fuera del trabajo y no podemos permitirnos que el 80% de nuestros pensamientos estén dedicados a X proyecto, Y cliente o Z tareas.

Prepárate la comida del día siguiente si tienes que hacerlo, haz las tareas de la casa que te correspondan (limpieza , comida…) y disfruta al final de tu día del gozo de haber sido altamente productivo y eficiente.


Y por supuesto, vete a dormir pronto, que mañana te espera otro duro día de productividad y trabajo.

Alex Guillén

Alex Guillén

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